Obsah:
- 6 mesiacov predtým
- 5 mesiacov predtým
- 4 mesiace predtým
- 3 mesiace predtým
- 2 mesiace predtým
- 1 mesiac predtým
- 2 týždne pred
- 2 dni predtým
- Deň pred
- Po stretnutí
Znovuzjednotenie rodiny je skvelý spôsob, ako zhromaždiť svoju rodinu, aj keď rastie a mení sa. Je to príležitosť osláviť históriu vašej rodiny, nedávne úspechy a nové doplnky. Či už je to piknik v parku, gril na pláži, zhromaždenie štátneho parku alebo stretnutie v niekom dome, správne naplánované stretnutie pritiahne aj tých najvzdialenejších členov rodiny na popoludňajšiu zábavu na slnku.
Ak plánujete zlúčenie rodiny pre asi 100 ľudí, budete chcieť začať plánovať svoje plánovanie asi šesť mesiacov vopred, aby ste mohli vzbudiť záujem a aby ste si vymenovali niektorých poslancov, ktorí vám ho pomôžu vytiahnuť. Tu je zoznam, ktorý vám a vašej rodine pomôže začať!
6 mesiacov predtým
Skôr ako začnete s akýmkoľvek plánovaním, musíte určiť, kto sa chce stretnúť. Pošlite e-mailom anketu o rodine, aby ste zistili, o koľko ľudí by sa mali zúčastniť, a zistite, ktoré dátumy a miesta budú najlepšie fungovať. Mali by ste sa tiež opýtať na rozpočet, aby ste vedeli, koľko peňazí sú ľudia ochotní minúť za túto akciu. Pokúste sa poskytnúť rozsahy nákladov na osobu, aby ľudia mohli ľahko porozumieť. Použite online nástroj ako Survey Hero na bezplatný návrh ankety a zdieľajte prepojenie s členmi rodiny. Nastavenie online prieskumu vám pomôže zorganizovať odpovede hneď, ako sa objavia.
Teraz je tiež čas rozhodnúť, či sa stretnutie uskutoční v domácnosti člena rodiny alebo na inom mieste. Na stretnutiach, ktoré sa konajú v domácnostiach, často hosťuje rodinný matriarcha alebo patriarcha, najmä ak babička doma zohrala významnú úlohu v rodinnej histórii. Búrlivé vianočné večierky, príležitostné grilovanie počas pracovných dní a dokonca aj promócie môžu byť skvelými príležitosťami na zhromaždenie vzdialených príbuzných a dávno stratených rodinných príslušníkov pod jednou strechou. Ak je váš priestor trochu obmedzený, môžete zvážiť možnosť usporiadať rodinné stretnutie „otvorený dom“, kam by ľudia mohli prichádzať a odchádzať celý deň. Či už organizujete stretnutie alebo babička, uistite sa, že máte pomoc. Vyberajte si spoľahlivé tety na varenie a niektorých nadšených bratrancov na organizovanie aktivít. Alebo, ak vám to váš rozpočet dovolí, najmite si kuchára, ktorý vám doplní vaše domáce pečivo a udržiava nápoj v tečúcom stave.
Mať rodinné stretnutie na inom mieste, ako je rodinný príslušník, znamená, že za všetky úpravy nie je zodpovedná žiadna rodina. Úlohy možno rozdeliť medzi rozšírené rodinné skupiny, čím sa zmierňuje časť plánovacieho zaťaženia. Môže vám to tiež umožniť ubytovať viac ľudí, ako môže domov jednej osoby. Pokiaľ ide o cestujúcich s rodinnými príslušníkmi, miesto s inými rekreačnými aktivitami im môže umožniť premeniť stretnutie na plnohodnotnú rodinnú dovolenku, aby sa čo najviac využili cestovné doláre.
5 mesiacov predtým
Požiadajte o pomoc a spojte sa s výborom pre plánovanie zlúčenia. Budete musieť nájsť spoľahlivých a nadšených príbuzných, ktorí by sa mohli starať o:
- Nájdenie miesta pre udalosť. Ak nemáte stretnutie v rodine rodinného príslušníka, musíte začať hľadať miesto. Váš pomocník bude musieť preskúmať miesta, ktoré sa zaoberajú rôznymi záujmami, vekovými úrovňami, fyzickými schopnosťami a finančnými zdrojmi. Ideálne sú rodinné parky s oceánom alebo jazerom; na vode i na súši je potrebné robiť veci, ktoré deťom bránia v práci a oddychových príležitostiach pre dospelých. Mnoho rekreačných oblastí a štátnych parkov má „správcu destinácie“, ktorý vám môže pomôcť s podrobnosťami o vašom stretnutí. Pozrite si naše odporúčania týkajúce sa 10 skvelých miest pre rodinné stretnutie, aby ste podnietili nejaké nápady.
- Zistiť jedlo pre danú udalosť. Ak plánujete potluck, niekto bude musieť určiť menu, priradiť pokrmy a ďalšie potraviny do každej rodiny. Možno bude potrebné zariadiť ďalšie zariadenia na varenie a / alebo grilovanie na mieste. Alebo, ak neplánujete zvládnuť všetko jedlo sami, váš pomocník bude musieť nájsť caterera.
- Ozdoby, pozvánky a značky. Určenie jednej osoby zodpovednej za tlačené materiály pomôže zabezpečiť jednotnú tému udalosti.
- Aktivity a zábava. Atletický príbuzný by sa mohol starať o sieť na volejbal, plánovať hry pre deti a uistiť sa, že je pokrytá hudba. Krokety, bedminton a volejbal sú skvelými skupinovými aktivitami vonku. Alebo požiadajte bratranca, aby vytvoril herňu pre deti a plánuje zásoby so stolovými hrami a inými aktivitami, aby deti boli zaneprázdnené.
- Rodinná história. Zostavenie rodokmeňa je skvelý spôsob, ako začleniť svoje dedičstvo do udalosti. Môžete tiež zvážiť vytvorenie malých rodinných novín na upozornenie na nedávne rodinné udalosti, špeciálne fakty a históriu.
- Fotografie a / alebo video. Túto udalosť budete chcieť nahrať pre potomkov. Zvážte zriadenie online fotogalérie, kde každý môže zdieľať svoje fotografie po udalosti, alebo si vytvoriť účet v službe online knihy s fotografiami, v ktorej môžete vytvárať účastníkom fotografické pamiatky.
- Vyčistiť. Vyžiadajte si niekoľko ľudí pre túto masívnu úlohu!
Zvážte spravovanie svojich dobrovoľníkov pomocou nástroja, ako je Signup Genius, ktorý vám umožní získavať dobrovoľníkov a posielať skupinové správy a pripomenutia úloh bez zaplnenia vašej doručenej pošty.
Mali by ste tiež viesť rozhovor s plánovacím tímom o rozpočte. Na základe spätnej väzby, ktorú ste dostali z prvého prieskumu, stanovte svoj pracovný rozpočet, aby ste mohli udržiavať náklady pod kontrolou.
4 mesiace predtým
Dúfajme, že váš výbor robil domáce úlohy! Štyri mesiace pred zlúčením rodiny plánujte splnenie nasledujúcich úloh:
- Dokončite dátum a miesto. Zistite, aké vybavenie bude k dispozícii: pitná voda, bazén, gril, šatne, vnútorný priestor (v prípade dažďa), piknikové stoly atď.
- Diskutujte o témach a možnom rozvrhu.
3 mesiace predtým
S hlavnými podrobnosťami o vašej udalosti je čas oficiálne vyniesť slovo a začať sa podrobne zaoberať podrobnosťami dňa.
- Poslať pozvánky. Môžete použiť online službu, ako je Evite, aby ste dostali pozvánky alebo ich poslali e-mailom alebo tradičnou poštou. V každom prípade by ste mali uviesť nasledujúce:
- Vytvorte zoznam všetkých jedál, ktoré budete jesť, alebo jedla, ktoré potrebujete.
- Každému príbuznému priraďte jednu položku potravín. Využite ich špeciality na varenie, ako je zemiakový šalát tety May alebo čučoriedkový koláč Cousin Lynn.
- Príležitostný bufet je pravdepodobne najlepším prístupom k stretnutiu v domácnosti, jednoducho preto, že umožňuje ľuďom jesť v smenách. Toto je tiež ideálne, ak je sedenie obmedzené.
- Ak máte v pláne zamestnať caterera, teraz je čas na jeho zabezpečenie. Niektorí stravovatelia jednoducho spravujú kuchyňu, zabezpečujú doplňovanie bufetu a udržujú nápoj v tečúcom stave, aby ste si mohli užiť večierok.
- Ak chcete zistiť, či sa v nich môžu ubytovať veľké skupiny, kontaktujte reštaurácie a ak je to potrebné, urobte si rezervácie.
2 mesiace predtým
Veci sa začínajú spájať a zábava je blízko! Zostaňte na vrchole týchto organizačných úloh a budete v dobrej kondícii.
- Sledujte podrobnosti o účastníkovi. Začnite zoznam tých, ktorí potvrdili svoju účasť, kde budú bývať a kedy prídu. Ak ste na odosielanie pozvánok použili online systém ako Evite, bude sledovať RSVP. Ponechajte si však dokument Google Sheet alebo Excel so všetkými ostatnými informáciami, keď sa odpovede doplnia.
- Rezervuj si výpožičné vybavenie, ako napríklad pódium, mikrofón, stoly alebo stoličky.
- Potvrďte rezervácie v reštauráciách a poskytnite posledný odhad hostí.
- Uskutočnite konečné nákupy.
1 mesiac predtým
S 30 dňami, ktoré musia uplynúť pred stretnutím, sú prvé úlohy v mesačnom zozname úloh iba potvrdením podrobností o plánoch, ktoré už máte zavedené.
- Potvrďte to s príbuznými, ktorí prinášajú jedlo alebo iné zásoby.
- Potvrďte miesta stretnutia.
- Potvrdenie aktivít.
- Potvrďte spanie.
2 týždne pred
Teraz je čas na kontrolu s dobrovoľníkmi, ktorým boli pridelené konkrétne úlohy na potvrdenie času a konečného počtu hostí.
- Jedlá
- Potvrďte podrobnosti svojim fotografom / kameramanom
- Podrobnosti potvrďte s inými poskytovateľmi služieb, ako sú vedúci aktivít alebo sprievodcovia
- Nakupujte ozdoby a spotrebný materiál na poslednú chvíľu.
- Vytvorte značky a transparenty.
- Potvrďte dobrovoľníkov
- Prijmite opatrenia na darovanie zvyšných potravín miestnemu útulku alebo špajzi
2 dni predtým
- Preskúmajte stretnutia s výbormi.
- Zoberte akékoľvek vybavenie na prenájom, ako sú stoličky, stoly atď.
- Pripravte si záverečné platby a tipy pre všetkých profesionálov a pomoc, ktorú ste si najali, napríklad kuchár a čakajúci personál. Dajte ich do samostatných obálok, aby ste ich mohli počas akcie rýchlo rozdať podľa potreby. Majte na pamäti, že ďalšie tipy môžete poslať neskôr, ak bol ich výkon výnimočný. V opačnom prípade je zvyčajný tip 10 až 15 percent, ak nie je zahrnutý v poplatku.
Deň pred
- Nastaviť a ozdobiť.
- Vyspi sa!
Po stretnutí
Po skončení akcie sa budete musieť postarať o niekoľko ďalších podrobností. Do 2 týždňov od udalosti budete musieť:
- Napíšte poďakovanie osobitným účastníkom, príbuzným, ktorí venovali čas a peniaze, a všetkým ďalším ľuďom, ktorí pomohli dosiahnuť úspech vašej akcie.
- Odovzdajte fotografie do fotoslužby online. Ak ste fotografovali sami, odovzdajte svoje obrázky na web, ako je Shutterfly alebo Snapfish. Za pár týždňov môžete zdieľať odkaz s účastníkmi a tiež ich požiadať, aby pridali svoje fotografie do vytvoreného albumu, aby si ostatní členovia rodiny mohli kúpiť kópie vašich fotografií. Umiestnenie všetkých fotografií na jednom mieste vám tiež umožní vytvoriť knihu fotografií, ktorú si môžu ostatní objednať, ako aj memento udalosti.
Do 4 týždňov od udalosti sa postarajte o nasledovné:
- V nadväznosti na kameramana a fotografa zistite, kedy budú materiály pripravené na distribúciu.
- Pošlite e-mail alebo hromadnú korešpondenciu všetkým zúčastneným, sumarizujte slávnosti, poďakujte im za účasť a povedzte im, kde si môžu kúpiť fotografie, videá alebo akékoľvek ďalšie predmety z vašej udalosti.
